La candidature arrive en morceaux
Deux bulletins de salaire en photo, un avis d’imposition illisible, une pièce d’identité expirée et un garant qui envoie ses documents le lendemain. Le tri prend plus de temps que l’étude.
Agences immobilières et gestion locative · Centre-Val de Loire
Un dossier complet avant la visite, pas trois jours après.
Flux45 relie la boîte de l’agence à votre logiciel de transaction ou de gérance pour rassembler les pièces d’un mandat ou d’une candidature, contrôler les dates de validité et préparer la relance. Le négociateur garde la sélection, la négociation et l’engagement.
Parler d’un dossier réelCe que ça changeDes dossiers instruits le jour même et des diagnostics qui ne périment plus en silence.
Ce qu’on entend en agence
Un dossier locatif se juge sur des pièces qui existent déjà. Le temps perdu se situe avant l’étude, pas pendant.
- « Le dossier était presque complet, il manquait juste l’avis d’imposition du garant. »
- « On a découvert que le DPE était périmé au moment de signer. »
- « Trois candidats ont envoyé leurs pièces, personne ne sait où elles sont. »
Ce qui ralentit réellement le travail.
Le calendrier de décence énergétique touche un parc ancien, ce qui décrit une bonne partie du centre d’Orléans, de Blois et de Tours. Une agence de gérance qui tient plusieurs centaines de lots a besoin de savoir lesquels sortent du marché locatif à la prochaine échéance, et l’information dort dans les diagnostics déjà archivés.
Les pièces du mandat ont une date de péremption
Un diagnostic amiante, un mesurage, un DPE et un état des risques n’ont pas la même durée de validité. Personne ne surveille ces dates jusqu’au jour où un compromis les réclame.
Le même bien vit dans quatre endroits
Le logiciel métier, le portail d’annonces, la boîte partagée et un dossier réseau donnent quatre versions de la même information, dont aucune n’est datée.
Relier sans tout remplacer.
Des dossiers instruits le jour même et des diagnostics qui ne périment plus en silence.
- Rassembler les pièces d’une candidature locataire, les nommer et signaler celles qui manquent ou qui sont illisibles.
- Relever les dates d’émission et de validité des diagnostics, et alerter avant l’échéance plutôt qu’après.
- Préparer la demande de pièces complémentaires, prête à relire et à envoyer au candidat ou au propriétaire.
- Déposer le dossier constitué dans le logiciel de transaction ou de gérance déjà utilisé par l’agence.
Scénario type
Exemple : une candidature reçue un samedi après-midi
Avant
Sept pièces jointes arrivent dans la boîte de l’agence pendant les visites. Lundi, le négociateur les ouvre une par une, constate que le garant manque, écrit un mail, et le dossier repart pour trois jours.
Après
Les pièces sont rapprochées de la liste réglementaire attendue. Lundi matin, le négociateur a un dossier nommé, la liste de ce qui manque et le message déjà rédigé. Le candidat reçoit une réponse le jour même.
Qui tranche. Le négociateur choisit le candidat et motive sa décision. Il reçoit un dossier nommé et la liste des pièces manquantes.
À quoi ressemblent les premières semaines
Le calendrier dépend du flux observé, pas d’un forfait. Voici l’enchaînement type sur ce métier, chaque étape produisant un élément vérifiable.
On prend dix candidatures réelles et anonymisées, dont deux incomplètes et une avec un garant, et on suit leur trajet exact.
On écrit la liste des pièces attendues par type de dossier, location nue, meublée, avec garant ou avec caution. Cette liste vient de l’agence.
On branche la collecte sur la boîte existante et on produit l’état du dossier, sans donner au modèle le moindre rôle dans la sélection.
On mesure le délai entre la réception de la première pièce et le dossier complet, avant et après.
Le cadre dans lequel ce métier travaille.
Le critère de performance énergétique entre dans la définition du logement décent selon un calendrier daté : depuis le 1er janvier 2025, un logement mis en location en France métropolitaine doit atteindre au moins la classe F ; la classe E devient le minimum au 1er janvier 2028, et la classe D au 1er janvier 2034. Un parc en gestion se trie donc par classe et par date de bail, et ce tri se fait à partir de documents que l’agence détient déjà.
Par où ça commence
- Rassembler les pièces d’une candidature locataire, les nommer et signaler celles qui manquent ou qui sont illisibles.
- Relever les dates d’émission et de validité des diagnostics, et alerter avant l’échéance plutôt qu’après.
- Préparer la demande de pièces complémentaires, prête à relire et à envoyer au candidat ou au propriétaire.
- Déposer le dossier constitué dans le logiciel de transaction ou de gérance déjà utilisé par l’agence.
Avant le diagnostic.
L’agent peut-il refuser une candidature ?
Non, et ce n’est pas une précaution de façade. La sélection d’un locataire touche à des critères encadrés par la loi et engage l’agence. L’agent constitue le dossier et signale ce qui manque ; la décision appartient au négociateur et au propriétaire.
Fonctionne-t-il avec notre logiciel de transaction ?
Le principe est de déposer dans l’outil en place plutôt que d’en imposer un autre, qu’il s’agisse d’Hektor, Périclès, Apimo, Netty ou d’une solution de gérance. Ce qui décide de la faisabilité est l’existence d’une interface ou d’un import exploitable, et cela se vérifie pendant le diagnostic.
Comment sont traitées les pièces d’identité et les données des candidats ?
Le périmètre de collecte est écrit avant toute connexion et limité à ce que le dossier exige. Les durées de conservation suivent celles que l’agence applique déjà, et le journal d’exécution permet de vérifier quelles pièces ont été lues.
Peut-on suivre les échéances de diagnostics sur un parc existant ?
Oui, à condition que les diagnostics soient accessibles sous forme de fichiers. La lecture des dates d’émission et de validité permet de produire un état du parc par échéance, ce qui sert autant à la gérance qu’à la transaction.
Guide de terrain
Traiter les e-mails entrants avec un agent IA sans perdre une demande.
L’agent IA classe le message, lit les pièces et prépare le dossier. Les règles retrouvent le client, contrôlent les champs et créent la tâche. L’équipe valide les réponses qui engagent un prix, un délai ou une responsabilité.
Lire le guide · 12 minLes autres métiers accompagnés.
Le raisonnement est le même, le niveau de contrôle change. Si votre activité croise plusieurs de ces pages, c’est en général bon signe pour un premier flux.
Pièces clients, relances, révision
Expertise comptable
Des dossiers complets plus tôt dans le mois, et des relances qui partent seules.
Boîte partagée, devis, commandes, facturation
Services aux entreprises
Une demande traitée le jour de son arrivée, et un client qui ne rappelle pas pour savoir.
Chantiers, demandes, devis
Artisanat & BTP
Une demande qualifiée, un dossier complet, une réponse qui part sans ressaisie inutile.
Accueil, rendez-vous, demandes
Commerce & santé
Les demandes simples avancent ; les situations sensibles restent entre les bonnes mains.
Dossiers produit, qualité, lancement
Cosmétique
Un dossier produit plus lisible, des pièces rapprochées et des validations qui ne se perdent pas dans les échanges.
Exceptions, preuve, information client
Logistique
Moins d’appels de statut, des exceptions mieux routées et une facturation qui n’attend pas une pièce égarée.
Qualité, écarts, systèmes validés
Pharmaceutique
Des dossiers mieux préparés, des écarts visibles et une validation qui reste explicite.
Parcelles, interventions, traçabilité
Agriculture
Un registre plus fiable, moins de ressaisie et des informations retrouvables par parcelle.
Voyons si ce flux mérite d’être automatisé.
Un échange de 30 minutes suffit pour cerner le périmètre, les dépendances et le premier résultat utile pour votre activité. Il se termine par un avis franc, y compris « ça ne vaut pas le coup ».
Premier échange non facturé. Le devis précède toute connexion à vos systèmes.